Por default o fluxo ao ser criado já vem com uma etapa inicial e 3 etapas subsequentes, é preciso definir qual será a rotina de cada uma, e a criação de uma etapa final.
Etapa Inicial
Na etapa inicial é preciso definir os campos para preencher e a automação, que irão corresponder nas ações para iniciar o fluxo.
Campos para preencher:
Para definir os campos, basta clicar em incluir novo.:
Aqui você precisa definir as informações que precisam ser preenchidas para iniciar o processo no fluxo, essas informações precisam ser definidas por um campo personalizado ou um já predefinido.
Na opção “Criar campo”, as opções disponíveis são:
Texto: Informações em texto em geral.
Numérico: Informações apenas em números.
Email: Apenas endereços de e-mails
Data: Informações em formato de data.
Caixa de seleção: Campo com CheckBox
Seleção única: Diversas opções onde é necessário selecionar apenas uma. Nessa opção fica disponível a escolha de incluir as alternativas que ficarão disponível, basta incluir quantos for necessário.
Seleção múltipla: Diversas opções, podendo selecionar mais de uma. Nessa opção fica disponível a escolha de incluir as alternativas que ficarão disponível, basta incluir quantos for necessário.
Upload: Campo para subir algum arquivo.
Múltiplos uploads: Campo para subir múltiplos arquivos.
Na opção “Campos predefinidos”, são para facilitar na criação, trazendo informações ja estabelecidas, sendo eles:
Empresa do Grupo: Traz uma seleção única, com opções de todas as empresas cadastradas como empresas do grupo ja preenchido.
Distribuidora: Traz uma seleção única, com opções de todas as distribuidoras cadastradas ja preenchidos.
CNPJ/CPF: Traz uma seleção única, com opções de CNPJ ou CPF.
Em ambos é preciso informar o nome para o campo, e se o campo é obrigatório ou não. Após a definição de cada campo desejado para adicioná-lo na etapa basta clicar em adicionar campo.
Automações:
O próximo passo é a definir as automatizações dessa fase inicial, na aba de automatização clique em incluir nova automatização. Estão disponíveis as seguintes opções:
Fluxo: Essa opção da a possiblidade de mover o card para uma fase quando ele atenda algum critério definido.
Email: Nessa opção da a possibilidade de criar um e-mail que será disparado para o grupo adicionado ao fluxo, esse e-mail pode ser criado um modelo com Tags e pode ser cadastrado um remetente conforme desejar.
Ao clicar em “template de e-mail", a tela para definir o modelo a ser enviado e o remetente ficam disponíveis.
Para cadastrar o remetente é preciso ir em Painel de Controle > Configurações > Configurações de remetente > Configurar remetente
Também nessa automação de disparo de e-mail, é possível usar um campo preenchido como critério, que além do card precisa ser criado, o campo definido precisa está preenchido ou não preenchido para que o disparo seja feito, para isso basta selecionar o checkbox “Usar campo como criterio de envio” e preencher os campos com cada parâmetro desejado.
Integração: Essa opção permite definir a criação do card inicial através na tela de ativos físicos, ao selecionar um ativo e clicar no botão de ação de criação de card, é possível criar um card nesse fluxo através da integração.
Ao clicar em configurar parâmetros de integração, é preciso definir cada campo que deve ser trazido e qual campo será preenchido com essa informação.
As automações ao serem salvas ficam disponíveis para edição e adição de uma nova, na grid da aba de automação da fase, com o seu tipo e nome definidos.
ATENÇÃO: Ao adicionar ou editar alguma automação, sempre clicar em “Adicionar” e depois salvar a etapa, para que ação realizada não seja perdida.
Etapa intermediaria
As etapas intermediarias do fluxo são todas as etapas que estão entre o a etapa inicial e final, a sua quantidade pode variar conforme cada processo definido. Diferente da etapa inicial, o primeiro passo nessa etapa é definir os seus parâmetros.
F. Nome: Nome da Fase
G. Grupo responsável: Grupo responsável pela fase
H. Tipo de etapa: Campo descritivo sobre a etapa.
I. Prazo: Prazo de permanência na etapa.
J. Prazo em: Dias uteis ou corridos.
Após definição, clicar em salvar etapa.
Campos para preencher é similar a etapa inicial.
Na aba de campos a visualizar, é para definir quais campos serão demonstrados na grid de listagem dos cards na etapa, você define as informações de cada campo que você deseja visualizar.
Ativando a chave do campo, essa informação vai ficar disponível a sua visualização no grid dos cards dessa etapa.
A aba de automação nesse tipo etapa também segue similar ao da etapa inicial, porém agora com algumas novas condições.
Email:
Pode ser utilizado todas as opções em conjunto. Apos a definição basta clicar em adicionar.
Integração:
É possível definir uma ação ao entrar, sair ou atualizar uma informação.
Nessa etapa é possível integrar com a integração vinculada a uma credencial cadastrada, fazendo assim o envio dessas informações via integração para a API, e obtendo a informações de retorno.
Ao clicar em configurar paramentos da integração, é preciso definir quais os campos do fluxo são correspondentes aos campos da integração, uma espécie de “de para”, no envio e no retorno.
Integrações entre fluxos:
É possível fazer uma intregação entre os fluxos, criando um card para outro fluxo ou consultando um outro fluxo.
Basta selecionar a opção desejada, definir os critérios, configurar os parâmetros da integração, e ao finalizar clicar em adicionar, e salvar a etapa.
Etapa Final
Para a última etapa do fluxo tem a etapa final, ela precisa ser adicionada e pode haver mais de uma etapa final caso deseje, basta clicar em adicionar etapa final:
O seu comportamento é similar ao das etapas inicial e intermediaria, diferenciando nas definições do parâmetro, por se tratar de uma etapa final é possível definir um período para que após ele, os cards nessa etapa sejam ocultos, para não poluir visualmente a grid.
Com todas as etapas de um fluxo criada e definidas, esse fluxo fica disponível na tela de Fluxos de trabalho para o seu gerenciamento e criação de novos cards.
